Đầu tiên phải xem nhu cầu lắp đặt tổng đài điện thoại – dien thoai của mình làm gì, cần yêu cầu tính năng gì, dùng cho bao nhiêu người, số tiền để lắp đặt dự định là bao nhiêu?
1. Lắp đặt tổng đài làm gì? và yêu cầu tính năng như thế nào?
Nếu bạn lắp đặt tổng đài chỉ để liên lạc thoại nội bộ và gọi ra ngoài thông thường thì bạn chọn loại tổng đài nào cũng được, hiện nay có khá nhiều loại tổng đài cung cấp ở Việt Nam, từ loại có thương hiệu như: Panasonic, Siemens, LG đến các loại rẻ tiền của Trung Quốc như Soho, IKE, TCL…
Nếu bạn sử dụng tổng đài dùng cho nhà nghỉ và nhà hàng, khách sạn cho văn phòng, nhà xưởng dùng liên lạc nội bộ là chủ yếu thì:
* Với dung lượng máy từ 30 đến 50 máy lẻ:
Tổng đài Panasonic KX-TDA100, KX-TDA100D
Tổng đài siemens hipath 1150
Tổng đài LG LDK1248
* Với dung lượng máy từ 50 đến 120 máy lẻ:
Tổng đài Panasonic KX-TDA100D, KX-TDA200
Tổng đài siemens hipath 1190, Siemens hipath 3550
Tổng đài LG LDK300
* Với dung lượng trên 120 máy lẻ:
Tổng đài Panasonic KX-TDA600, KX-TDE600
Tổng đài siemens hipath 3800
2. Tổng đài điện thoại cho tư vấn bán hàng online, dịch vụ chăm sóc khách hàng, dùng cho các hãng taxi…
Phân tích đối với các khách hàng trên thì quan tâm đến các vấn đề sau:
Hiển thị số nội bộ và từ ngoài gọi vào
Chức năng ACD (Chức năng phân phối cuộc gọi đều cho các máy lẻ không máy nào nghe quá nhiều).
Chức năng thống kê cuộc gọi như gọi đến, gọi đi, gọi nhỡ, báo cáo tình trạng các cuộc gọi.
Chức năng phát thông báo khi tất cả các máy lẻ đều bận.
Chức năng thông báo khi ngoài giờ hỗ trợ…
Các dòng tổng đài sau đáp ứng được các yêu cầu trên và tùy theo dung lượng tổng đài cần dùng:
Tổng đài Panasonic (Dòng TDA và TDE)
Tổng đài Siemens
Tổng đài LG
3. Tổng đài tư vấn chuyên dụng như tổng đài cho các trung tâm chăm sóc khách hàng 1080, 18001091, 18001090..
Đối với các yêu cầu này thì phải dùng tổng đài Callcenter mới đáp ứng được, tổng đài Callcenter là các tổng đài gồm phần cứng và phần mềm phát triển riêng thực hiện theo yêu cầu của khách hàng.
Bạn có thể xem tổng đài callcenter và tính năng của nó tại mục: Tổng đài callcenter
4. Tổng đài dùng cho các công ty nhiều chi nhánh, dùng tư vấn khách hàng, các công ty vận chuyển…
Đối với các công ty này thì có đặc thù: Nhiều chi nhánh, nhân viên làm việc không tập trung tại một chỗ, khách hàng cho các công ty này lớn, khắp toàn quốc hoặc thậm chí cả quốc tế. Với các doanh nghiệp này thì lên chọn tổng đài IP.
